Yo, en tu caso, propondría la contratación de un administrador, como ya te ha dicho marioynatalia.
No creo que podáis llevar bien una comunidad de 250 pisos vosotros solos, pues parece que no sabéis ni por donde empezar (no es crítica, es lo normal).
Y, por supuesto, lo primero es saber como está organizada la comunidad ¿hay estatutos? ¿están registrados? ¿es una sola comunidad o existen subcomunidades?, si no existen ¿pueden crearse?, ¿tenéis cuotas de gastos definidas? ¿cuántas? etc, etc.
Inicialmente, lo del presidente y secretario por portal me suena algo raro, y sólo posible si son varias subcomunidades, pues en una comunidad única presidente sólo hay uno, otra cosa son los vocales (frecuentes en muchas comunidades pero sin contenido en sus funciones).