Hola Zoe te remite parte de un informe realizado por D. Vicente Magro Servet. Presidente de la audiencia provincial de alicante. Doctor en Derecho sobre el uso del correo electrónico en las comunidades de propietarios. Espero que este informe nos sirva para comentar diferentes dudas donde podamos participar todos los colaboradores y propietarios que quieran.
""El uso del correo electrónico supone un recurso que optimiza las relaciones entre el comunero y la Comunidad de Propietarios. Para ello será preciso que el comunero y el administrador de fincas dispongan de una dirección de correo electrónico, que previamente haya sido comunicada a la administración de fincas y/o al Presidente de la Comunidad, pero los presupuestos para su utilización serán los siguientes:
- Solicitud expresa del comunero. El comunero debe dirigirse a la administración de fincas o Presidente de la Comunidad presentando escrito firmado en el que solicita que las comunicaciones y notificaciones de todo tipo que con él se realicen se lleven a cabo en la dirección de correo electrónico designada en el documento presentado.
- No se precisa acuerdo de la Junta. Por tratarse de una decisión que afecta de forma individual al sistema de comunicaciones que el propio comunero solicita se tenga con él no se requiere el acuerdo de la junta, ya que es como si esta tuviera que aprobar en un acuerdo el régimen de actos de comunicación que debe utilizar el administrador de fincas para dar cumplimiento a las diferentes comunicaciones, citaciones y notificaciones a las que antes hemos hecho referencia. Además, llegado el caso de que se planteara el sometimiento a la decisión de esta junta no sería admisible que la voluntad de la Junta de Propietarios impida a un comunero que pueda recibir en su dirección de correo electrónico las convocatorias de las juntas, el envío de las actas, información que se precise, etc.
- Constancia de la recepción del envío por el administrador de fincas al comunero. No se precisa la fehaciencia de la recepción de las comunicaciones, pero de alguna manera lo importante no es que se envíe la documentación por el administrador de fincas, sino que el comunero la reciba. Para ello puede utilizarse la opción del acepto que existe en el uso del correo electrónico ante la petición del que lo envía de la justificación de su recepción por el destinatario. Nótese que al exigir el sistema la absoluta corrección de la definición de las letras que conforman la dirección de correo electrónico un simple error de una letra o un signo conlleva la no recepción del correo electrónico.
- Este sistema ahorra costes a la Comunidad y agiliza el envío de comunicaciones. Uno de los aspectos que genera más costes a la comunidad es, precisamente, el envío de comunicaciones, sobre todo en comunidades con muchos propietarios. Pero, además, el correo electrónico permite que al ser los destinatarios los comuneros que hayan aceptado esta vía se puede usar una lista con todas las direcciones, separadas por comas o punto y coma para con un solo envío remitir la información a todos los comuneros que hayan aceptado expresamente relacionarse por esta vía con la Comunidad de propietarios.
- Uso generalizado en actividades profesionales. Hoy en día la mayoría de los profesionales utilizan la tecnología del correo electrónico como medio de comunicarse con sus clientes, por lo que en el Derecho de la Propiedad Horizontal es preciso incrementar la presencia de esta vía de comunicación.
- La firma electrónica. Refuerza la autenticidad de los sujetos que intervienen en la comunicación: Propietario y Presidente de la Comunidad o administrador de fincas, la confidencialidad y la integridad de la comunicación. Ahora bien, no es elemento esencial, por ahora, en las comunicaciones a realizar en la Comunidad. Quizás, sí que sería un elemento a exigir en las representaciones otorgadas por correo electrónico para la asistencia a las Juntas de Propietarios (art. 15.1 LPH) para garantizar la autenticidad del que otorga la representación a otra persona y también en la expedición por correo electrónico del certificado de deuda comunitaria que contaría con firma electrónica del secretario y el Presidente de la Comunidad, como exige el art. 9.1 e), párrafo 4.º, LPH.
Podemos asegurar, por ello que la agilidad y comodidad que supone la utilización de las nuevas tecnologías en los actos de comunicación no puede llevarse a cabo al precio que sea, sino que tiene que venir rodeada de las notas de seguridad, garantía y certeza del remitente y destinatario de los actos de comunicación, a fin de asegurar la identidad de los sujetos participantes del acto de comunicación y el contenido del mismo. No puede apostarse por ganar en agilidad y en ahorro de costes a costa de la seguridad.
De todas maneras, es absolutamente imprescindible y necesaria una normativa que discipline el uso de los mecanismos de comunicación en las relaciones jurídicas entre particulares al igual que se está potenciando la regulación legal en el uso de las nuevas tecnologías entre los ciudadanos y la Administración tal y como se ha aprobado la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
Hay formas de garantizar que el correo electrónico llega adecuadamente. Esto si te parece lo vamos comentando. Me gustaría también tener la opinión de otros colaboradores y propietarios, sus experiencias sobre este asunto puede resultar muy interesante.
Un cordial saludo.
Miguel.