Estimada Mariflores:
Con relación al tema de protección de datos le puedo dar diferentes informaciones que le servirá para aclarar sus preguntas con relación a este tema.
1º) Con relación al alta de la comunidad de propietarios en la agencia española de protección de datos, esta la puede realizar directamente el Administrador o el Presidente en nombre de la comunidad o bien la puede hacer una empresa especializada. Vds. una vez presentada el alta de la comunidad han debido de recibir una carta donde le vendrá un código de inscripción con el nombre del fichero y la operación de alta. Pero este tema no queda aquí. Anualmente es conveniente realizar una auditoria sobre protección de datos en su comunidad y cualquier modificación que exista deberán de ponerla en conocimiento de la agencia. Así posteriormente puede haber otras operaciones de modificación. Yo como Administrador dejo que este tema lo lleve una empresa especializada con objeto de que sean ellos los que hagan las auditorías y nos indiquen los pasos a seguir. Abrir un expediente por incumplimiento a la hora de gestionar estos temas pueden ser motivo de sanciones importantes que pueden ir desde los 600 € en adelante.
2º) Pero el tema no acaba aquí, hay otros aspectos que se tienen que tener en cuenta. La empresa especializada debe de entregar a la comunidad de propietarios (al Presidente), quedándose una copia el Administrador donde debe de haber un documento de seguridad de la comunidad de propietarios (tratamiento de datos de carácter personal en papel). Este documento va a nombre de la Comunidad de Propietarios, en él entre otras cosas se debe de hablar de Objeto y ámbito de aplicación, actualización del documento de seguridad, accesos autorizados a los datos personales, personal ajeno a la comunidad que presta servicios a esta, controles de acceso a los datos por los usuarios, gestión de soporte o documentos e incidencias. También deben figurar los anexos con las personas o empresas que tienen acceso a la información de la comunidad de propietarios.
3º) La comunidad de propietarios no solo tiene que tener la información referida anteriormente sino que sería imprescindible que en el contrato que tienen con su administrador vengan reflejados todos aquellos puntos que tienen relación directa con la Ley Orgánica de Protección de datos. De esta forma si viene una inspección cumpliremos con todos los requisitos que se requieren en este ámbito.
4º) Con respecto a los documentos y a la posibilidad de verlos, aprovecho este punto para decir a todos los que están leyendo este post que exigan a sus Administradores que tengan una web con un área de propietarios para que todos los propietarios de una comunidad tengan acceso a toda la documentación relacionada con la Comunidad. Que entre todos estos documentos haya una copia del contrato con el administrador, una copia del documento de seguridad, las altas y modificaciones en la Agencia Española de Protección de Datos, etc. Todos estos documentos deberían de ser públicos y estar a disposición de los propietarios. Somos ya algunos administradores que esto lo tenemos en marcha, por lo tanto todos estos problemas de comunicación entre el Administrador y los propietarios desaparecen. Total TRANSPARENCIA.
5º) Con respecto a los costes de alta y modificación como muy bien ha dicho Mardedudas es gratuito, pero ojo, yo prefiero que esto lo lleve una empresa especializada, porque además de que ellos se preocuparán de hacer la auditoría anual por Comunidad, si en un momento viniera una inspección a nuestra comunidad tendremos una empresa especializada en estos temas que nos representará. Cuidado con las sanciones.
6º) Cual es el coste por estas actuaciones. Pues mire yo le puedo decir que tengo un acuerdo el cual me cobran anualmente por este trabajo y por comunidad la cantidad de 50 €+IVA. Estoy trabajando con la empresa recomendada por el colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid. Desde mi punto de vista, lo que les han cobrado a Vds. es excesivo, ahora bien hay que comparar "churras con churras" y no "churras con merinas". Si su comunidad es muy grande es posible que el coste sea mayor. Exigen que le den el documento y compare con lo que hay en el mercado. No recomiendo, que lo paguen Vds. de una sola vez y "si te he visto, no me acuerdo", hay que hacer un seguimiento anual de las modificaciones habidas en Protección de Datos. Tenga en cuenta que lo que puede valer para un año para el siguiente puede no valer. Conviene tener una empresa especializada que nos vaya advirtiendo de las posibles modificaciones para estar al día con esta dichosa ley que tantos quebraderos de cabeza trae a las comunidades.
Reciba un cordial saludo.
Miguel.