¿cada cuanto tiempo debe de cobrar el administrador el certificado de la comunidad?

Efectivamente, el certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica que emite la FNMT no tiene costo y dura dos años. Por lo tanto, esos 193 euros anuales que cobra su administrador son solo por su trabajo, ya que el trámite en sí no implica pagar nada y solo se hace cada dos años. La Ley de Propiedad Horizontal, en su artículo 20, indica las tareas del administrador, pero no dice nada sobre cuánto puede cobrar. Esto quiere decir que cualquier pago por servicios, sobre todo si no están incluidos en lo que normalmente cobra, debe estar escrito en el contrato que la comunidad firmó con él o, si no, la junta de propietarios debe aprobarlo claramente. Un administrador no puede decidir por sí solo cuánto va a cobrar por servicios extra y luego facturarlos sin que la comunidad lo apruebe.

Lo de cobrar 197 euros por presentar el Modelo 111 también es un tema de cuánto cobra el administrador. Presentar modelos fiscales podría ser algo que va más allá de la administración común, pero el precio debe ser justo y, de nuevo, la comunidad debe aprobarlo si no se acordó antes. Lo complicado aquí es decidir qué es administración común y qué es extra, y eso debería aclararse en el contrato. Sin embargo, si el precio es muy alto y no se aprobó antes, la comunidad tiene las de ganar.

Como presidente, lo que debe hacer es pedirle formalmente al administrador que le muestre en detalle y justifique en el contrato o en el acta de la junta dónde se aprobó ese precio. Pida la factura por sus servicios, no por el certificado, porque ese es gratis. Si no puede justificarlo, la comunidad no solo puede negarse a pagar, sino que también podría pedir que le devuelvan el dinero que pagó de más en años anteriores.

Si el administrador no quiere cambiar las cosas, usted mismo, como presidente, puede pedir el certificado digital a nombre de la comunidad. Es gratis y solo necesita mostrar su DNI. Así les mostraría a los vecinos que el trámite es gratis y el administrador no tendría excusas, lo que facilitaría tomar decisiones en la junta, incluso quitarlo del puesto por falta de transparencia y posible abuso de confianza.

El certificado digital que necesita la comunidad lo expide la FNMT, dura dos años y cuesta oficialmente unos 17 euros. Esto es seguro. Que el administrador lo cobre cada año como si hubiera que renovarlo es incorrecto, salvo que justifique que ha contratado un servicio añadido y aporte la factura correspondiente. Si no existe esa factura, el cargo no se sostiene. El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal le obliga a encargarse de la gestión ordinaria, pero no le da carta blanca para imponer gastos sin aprobación de la junta. El artículo 14 LPH es claro: la junta es quien aprueba cuentas y gastos. Si el administrador quiere cobrar honorarios por la gestión, debe reflejarlos como tales y que la comunidad los acepte.

Con el modelo 111 ocurre lo mismo: Hacienda no fija un precio, es un servicio profesional y cada administrador pacta sus honorarios. Lo dudoso aquí es si la comunidad aceptó expresamente esos importes o si el administrador los está aplicando por su cuenta. Si no consta en contrato ni en acuerdo de junta, puede cuestionarse. Que se cobren casi 200 euros por una declaración con dos apuntes parece desproporcionado, pero no es ilegal si la comunidad lo ha aprobado.

La excepción posible a su favor es que el administrador alegue que no cobra por la simple tasa de la FNMT, sino por un servicio más amplio (plataforma, gestoría externa, mantenimiento del certificado). En ese caso debe aportar factura de ese tercero. Si no lo hace, la comunidad tiene base para impugnar la cuenta y exigir devolución. El Código Civil, en su artículo 1.254, exige consentimiento para que haya obligación; si la comunidad no consiente expresamente esos honorarios, el administrador no puede inventarlos.

La solución práctica es pedir de inmediato la factura oficial del certificado y el justificante de presentación de los modelos 111. Si no los entrega, lleve el asunto a la junta. Ahí pueden acordar que no se acepten cargos sin factura, revisar los honorarios y, si no hay acuerdo, cambiar de administrador. Otra vía es pactar que la gestión fiscal la lleve una gestoría externa, que suele ser más barata y transparente, y dejar al administrador solo lo que la LPH le exige.