Pareja de un propietario

¿Cómo puede la comunidad permitir que la pareja de un propietario participe y vote en reuniones en ausencia del propietario?

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Hola a todos,para que la pareja de un propietario tenga derecho pleno para participar y expresar su voto en reuniones y no proceder a autorizarlo en caso de ausencia del propietario,que procedimiento legal sería correcto por parte de la comunidad para que de forma permanente este señor pueda tener derecho
En este caso no es propietario y no está inscrito en ningún documento interno de la comunidad,en cambio si consta la primera pareja .
Han pasado por esta comunidad varios administradores y ninguno ha modificado nada.
Otros caso que han salido son nuevos propietarios por venta de la vivienda,aparecen registrados en nota simple pero no están modificados en documentos internos de la comunidad,la misma pregunta como se registran de forma legal.A donde tendremos que ir para hacerlo correctamente.

Gracias,un saludo.