La situación que plantea es bastante habitual en muchas comunidades, y conviene aclararla bien porque afecta directamente a la transparencia con la que se gestionan los fondos de todos los propietarios. Cuando aparecen gastos y no se muestran las facturas que los justifican, es lógico que surjan dudas. Precisamente por eso la ley impone al administrador una obligación clara de documentar y poder explicar cada pago que se realiza con el dinero de la comunidad.
Lo primero que conviene tener claro es que un presupuesto y una factura no son lo mismo. El presupuesto es simplemente una oferta o una estimación previa del coste de un trabajo. Sirve para que la junta decida si autoriza o no una obra o un servicio. Cuando la junta lo aprueba, lo que está haciendo es autorizar el gasto. Pero eso no demuestra que el trabajo se haya realizado ni cuánto se ha pagado realmente.
La factura es otra cosa. Es el documento que acredita que el servicio se ha prestado o que la obra se ha ejecutado, indicando el concepto, el importe exacto y los impuestos correspondientes. En la práctica, es el justificante contable del gasto real. Sin factura no existe una justificación documental del pago.
Por eso la posición del administrador, cuando dice que los presupuestos aprobados ya justifican el gasto, no es correcta desde el punto de vista jurídico ni contable.
La obligación del administrador está recogida de forma bastante clara en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Entre sus funciones se encuentran ejecutar los acuerdos de la junta, efectuar pagos y cobros, y custodiar la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios. Esa documentación incluye, lógicamente, las facturas de los gastos que se pagan con el dinero comunitario.
Además, la relación entre la comunidad y el administrador se entiende jurídicamente como un contrato de mandato. Eso significa que quien gestiona dinero ajeno tiene que poder explicar y justificar cómo lo ha administrado. La jurisprudencia lo ha recordado en numerosas ocasiones. Por ejemplo, la Audiencia Provincial de Alicante (Sentencia 215/2014) señala que el administrador debe justificar las cuentas de la comunidad y los gastos realizados con la documentación correspondiente.
En otras palabras: los propietarios tienen derecho a ver las facturas que respaldan los pagos. Si esas facturas no aparecen, las cuentas quedan incompletas y la gestión pierde transparencia.
Desde un punto de vista práctico, lo razonable suele ser actuar paso a paso.
Lo primero sería pedir las facturas por escrito. Conviene hacerlo de forma formal, dejando constancia. Un burofax o un correo certificado dirigido al administrador suele ser suficiente. En ese escrito se puede recordar su obligación de custodiar y facilitar la documentación, citando el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, y solicitar copia de las facturas de los trabajos concretos que se hayan pagado.
Si no responde o sigue negándose, el siguiente paso es llevar el asunto a la junta. Cualquier propietario puede pedir al presidente que incluya un punto en el orden del día de la próxima reunión, tal como permite el artículo 16 de la Ley de Propiedad Horizontal. En ese punto se puede pedir que se exhiban las facturas y que se revisen las cuentas.
La junta tiene capacidad para tomar decisiones importantes si la documentación no aparece. Puede negarse a aprobar las cuentas del ejercicio, exigir al administrador una rendición detallada de su gestión o, si la situación genera desconfianza, acordar su cese. La remoción del administrador es competencia de la junta conforme al artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal.
Si aun así el administrador no justifica los gastos, la vía que queda es la judicial. El procedimiento más habitual en estos casos es una acción de rendición de cuentas para obligarle a presentar toda la documentación que respalda su gestión económica.
Dicho de forma clara: aprobar un presupuesto autoriza el gasto, pero no lo justifica. Lo que justifica el gasto son las facturas.
Si lo desea, se puede comentar también qué tipo de obras o gastos están en juego y desde cuándo se están pagando sin facturas. Ese detalle suele ser importante para valorar si se trata simplemente de una mala práctica administrativa o de algo más serio.