Aunque lo habitual es que el administrador también sea secretario, no tiene por que serlo; depende si está así en los estatutos, o en algún acuerdo de la junta de propietarios. Si está así en los estatutos, para modificarlo se necesita unanimidad.
La documentación que tiene el administrador/secretario no es de su propiedad, sino de la comunidad, el sólo la custodia.
El administrador/secretario tiene que entregar la documentación de la comunidad al nuevo administrador/secretario. Me parece recordar que tiene 40 días para hacerlo, así que es conveniente que se le pida con burofax, para que quede constancia de ello.