Hola Jesús:
Con respecto al primer punto, el art. 19.3 de la LPH dice que el acta deberá cerrarse con las firmas del Presidente y del Secretario al terminar la reunión o dentro de los diez dias naturales siguientes.". Ahora esto que dice la Ley como lo interpretan los Tribunales. Pues depende, la jurisprudencia a veces aplica decisiones contrarias en la interpretación de la Ley. Así La Audiencia Provincial de Madrid en la sentencia AP Madrid, Sec. 14.ª, 242/2008, de 9 de mayo dice entre otras cosas en sus fundamentos de derecho lo siguiente:
"En segundo término, se reitera la pretensión de que se declare la nulidad de las actas de las Juntas de Propietarios, por carecer de la firma del Presidente. Como acertadamente razona la sentencia recurrida, la ausencia de firma del Presidente en las actas de las Juntas de Propietarios no genera la nulidad del acta, ni de los acuerdos en ella adoptados, pues los diversos requisitos de forma asignados a las actas en la Ley de Propiedad Horizontal tienen mera eficacia ad probationem, y no ad solemnitatem, de forma que su omisión puede, en su caso, integrar un vicio de anulabilidad, pero no de nulidad. Los acuerdos reflejados en acta sin la firma del presidente tienen el carácter ejecutivo que con carácter general se previene en el art. 18.4 L.P.H ., en tanto no resulten impugnados."
Habla de anulabilidad, pero no de nulidad por lo que se debería de Impugnar la misma dentro del plazo, sino se daría por valida.
La Sentencia AP Valencia, Sec. 6.ª, 453/2013, de 29 de octubre dice lo siguiente en sus fundamentos de derecho:
" También aportó la hoy recurrente las actas de las Juntas de 10 de marzo de 2009, 5 de octubre de 2009, 25 de marzo de 2010 y 16 de septiembre de 2010, así como la de la última Junta, de 21 de diciembre de 2010 (folios 7 y 8).
Esta, en la que supuestamente se reconoce la deuda de la Comunidad, sólo está firmada por la demandante, no por el Presidente, pese a lo cual, y sin ningún otro apoyo probatorio, la defensa de la apelante sostiene su validez y veracidad. Con ello olvida que, siendo el acta de una reunión la documentación por escrito del resultado de ella, para garantizar la realidad e integridad de lo trascrito, todas las normas que rigen los órganos colegiados (administrativas, mercantiles o civiles) contienen una norma habilitadora; en este caso, el artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal , que encomienda la redacción del acta a quien asuma la función de secretario de la Junta, y su artículo 19, después de referirse pormenorizadamente al contenido del acta, ordena en el punto 3 que «... deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.»
En este caso, el Acta de la Junta se cerró por el Secretario sin la firma del Presidente, y desde luego, el Secretario, sin contar con el visto bueno del Presidente, carece de capacidad para interpretar de modo singular los acuerdos adoptados, reflejándolos a su leal saber y entender, y otorgándoles un efecto vinculante a dichos acuerdos según lo transcrito por él. Aun así, la falta de firma del presidente, que en principio es un dato relevante a tener en cuenta respecto a la validez del acta de la Junta, podría ser irrelevante si el Presidente corroborara tal contenido del acta, o ésta fuera ratificada por los comuneros, lo que aquí no acontece.
En definitiva, la demandante no acreditó el impago de la Comunidad, ni qué propietarios son los que adeudan el importe que reclama, ni en concepto de qué. Se limitó a hacer una liquidación unilateral, que no está protegida por ninguna presunción de veracidad, sin aportar los documentos de pago en su cuenta bancaria, o en metálico, que hubieran permitido el control judicial sobre su exigibilidad.
En esta Sentencia te indica que si un acta no va firmada por el Presidente no tiene validez si bien el Presidente podrá corroborar a posterior el contenido de la misma.
Mi punto de vista es que debe pretenderse siempre que las Actas vayan firmadas por el Presidente para no encontrarnos con la posibilidad de anulación del Acta y por tanto de los compromisos adquiridos en la misma. Solo cuando al "Presidente" no le de la gana" venir a firmar el acta, que los hay, mi recomendación es que se envíe el acta a los propietarios a sabiendas de este defecto para que los propietarios puedan tener información de lo comentado en la Junta de Propietarios.
Con respecto a su segunda pregunta. Es evidente que existe un "error", por no decir otra cosa, y que deberá el propietario que ha recibido la notificación presentar la impugnación correspondiente ante el Juzgado con objeto de dejar sin efecto las decisiones en la Junta anterior y dejar anulada el contenido de la junta por un defecto de forma. Y si es verdad que el Administrador solo o en connivencia con el presidente, etc. ha hecho esta barbaridad, enviar una carta de forma inmediata al colegio de Administradores de la zona para que se ponga en marcha un expediente disciplinario contra dicho Administrador.
Un cordial saludo.
Miguel.