Buenos días,
Es cada Ayuntamiento el que deberá regular mediante leyes u ordenanzas la petición de vados a particulares o comunidades.
Cada cual marcará los requisitos previos aunque lo básico que se suele solicitar es DNI o CIF del solicitante, justificante de titularidad de la propiedad en cuestión, plano de situación, licencias de 1ª ocupación o similar, y algún documento donde se especifique la causa de la petición, que será lo que a usted el funcionario de turno le haya pedido al oir las campanas. Me extraña que no haya un solo municipio en España donde no se haya solicitado un vado alguna vez.
Y por supuesto, entre los requisitos antes mencionados, no deberá faltar el justificante de la tasa municipal correspondiente. Estas tasas son de periodicidad anual y son variables según provincias y zonas.
Para regular correctamente el tránsito de vehículos en su urbanización, lo suyo sería solicitar vado comunitario a la entrada del vial común e instalar alguna barrera o portón si fuera la única medida para que los ajenos a la urbanización penetren en el vial y les aparquen en la puerta de sus garajes particulares. Eso o solicitar un vado particular por cada garaje.