La Ley de Propiedad Horizontal Estatal en artlículo 15.1 ,como bien dices, establece el formalismo que debe ser mediante un escrito firmado, asimismo la Ley de Propiedad Horizontal Catalana también menciona en el art 553-22.1 que deberá acreditarse por escrito.
Aunque como bien dice el compañero el código civil establece que puede darse por instrumento público o privado y aun de palabra.
Que no se produzca mediante un documento firmado si que es cierto que no es causa suficiente para desacreditar una representación por lo antes mencionado pero, mi opinión es que, para evitarnos posibles problemas de suplantaciones de identidad y poder acreditar las representaciones en caso de que se requiera no cuesta nada adjuntar un pie de página en la convocatoria para que se rellene en caso de representación y te lo remitan. Mejor tener el papelito.